Ako riadiť zmeny

03.05.2022 Máte tendenciu zmenu popierať, byť v zmätku, v odpore? Ide o našu prirodzenú obranu voči zmene alebo výzve, ktorá pred nami stojí.

Pozývame vás na druhú časť zo série webinárov so Zuzanou Kocúrkovou, senior lektorkou, konzultantkou, facilitátorkou a medzinárodne certifikovanou ICF koučkou v jednej osobe. Plánujete zaviesť zmenu vo vašich tímoch? Máte pochybnosti o tom, či budú vaši kolegovia tejto zmene naklonení a budú ochotní spolupracovať? Zaujíma vás, akú metódu pri tom použiť? Téma „zmeny“ nás nesmierne zaujala a veríme, že tento webinár bude pre vás rovnako inšpiratívny. Záznam webinára si môžete pozrieť na našom YouTube

Každá zmena je sprevádzaná emóciami. Je prirodzené, že nové začiatky so sebou prinášajú aj možný pocit ohrozenia. Ide však o prirodzenú reakciu na stratu, ktorá je sprevádzaná neistotou. Máte tendenciu zmenu popierať, byť v zmätku, v odpore? Ide o našu prirodzenú obranu voči zmene alebo výzve, ktorá pred nami stojí. Dokážete túto obrannú reakciu akceptovať u iných? Podľa pani Kocúrkovej je nesmierne dôležité poskytnúť dostatok času na adaptáciu k potrebe zmeny aj vo vašom realizačnom tíme.

Päť základných viet zmeny:

1. Nedá sa nemeniť – zmene sa potrebujeme otvoriť.
2. Každá zmena začína od menšiny alebo jedinca – potrebujeme u nich/u neho vybudovať predstavu, prečo je zmena dôležitá.
3. Každá zmena prináša neistotu.
4. Každá zmena je emočná – potrebujeme si položiť tieto otázky: Kde sa na krivke zmeny nachádzam ja a kde druhý? Ako ho osloviť, podnietiť, motivovať?
5. Každá zmena vyžaduje obeť – potrebujeme si uvedomiť, že každou zmenou zákonite niečo strácame, ale aj získavame.

Na to, aby vaše okolie zmene porozumelo, potrebuje najprv vidieť jej zmysel. Ak zmenu zadávate, premyslite si cieľ zmeny, rozpracujte ho krok po kroku. Nebráňte sa akčným slovesám, ktoré budú váš tím podnecovať k činnosti. Buďte SMART! Ako uvádza pani Kocúrková, váš cieľ zmeny by mal byť:

Špecifický (konkrétny);

• Merateľný (druhými pozorovateľný – t. j. prostredníctvom kvantitatívnych, ale aj kvalitatívnych meradiel možno povedať, či bol cieľ dosiahnutý);
• Akceptovateľný (zohľadňuje možné obmedzenia, ale vie byť zároveň ambiciózny);
• Realistický (aj keď je cieľ náročný, je dosiahnuteľný);
• Termínovaný (bez stanovenia termínu je cieľ len jednoduchým prianím).

Na to, aby ste dokázali motivovať svoje okolie, kolegov ku zmene, potrebujú mať dostatok informácií, zručností a podmienok na jej realizáciu. Overujte si predbežne, aké bariéry motivácie/výkonu vám stoja v ceste. Premyslite si, v čom spočíva ťažisko odmietnutia. Ak je vami navrhovaná zmena príliš dlhá, je podľa pani Kocúrkovej potrebné svoj cieľ kaskádovať a oslavovať malé kroky, ktorými sa k nemu približujete. Je to výborný spôsob eliminácie odporu zúčastnených. Ďalším dôležitým krokom je tzv. zastabilizovanie zmeny. Hovorte o prínosoch zmeny predbežne a dlhodobo. Pomôže vám k tomu odpovedať si 5x na tú istú otázku: Prečo je dôležité, aby som riešil/riešila práve túto vec?

Z webinára vyberáme trojstupňový model zmeny podľa Kurta Lewina:

1. Rozmrazenie zmeny

V prvej fáze sa budete venovať existujúcemu stavu/správaniu a dôvodom, prečo je potrebná ich zmena. V akom štádiu sa nachádzajú ľudia potrební k jej realizácii? Môžete rátať s tým, že budú spočiatku v šoku. Pozývať ich ku zmene, hovoriť o jej výhodách, nechávať v nich doznieť počiatočné emočné, ale aj obranné reakcie – to sú vaše prvé úlohy zadávateľa zmeny. Vytvorte si stratégiu zmeny a komunikačný plán. Identifikujte možné príčiny odporu voči zmene. Rátajte s nevôľou a odporom, určite sa u niektorých objaví.

2. Zmena

Vníma vaše okolie zmysel a cieľ zmeny? Rozumie tomu, prečo je zmena potrebná? Nachádzate sa v druhej fáze zmeny, v ktorej môžete realizovať všetky kroky, ktoré ste si v úvode naplánovali. Ľudia v tejto fáze hľadajú príčiny vlastných neistôt voči zmene, čo im pomáha vytvárať nové spôsoby, ako riešiť veci inak. Doprajte im čas a priestor.

Nastal čas vyjasňovať dezinformácie vo vašom tíme. Pokiaľ niekto zmene nerozumie, znamená to, že v nej bude vidieť viac strát než benefitov. Tento fakt sa môže odzrkadliť v jeho správaní v podobe klebiet alebo v hľadaní vinníka a obete. Pani Kocúrková radí, aby sme v komunikácii dopriali ľuďom v odpore v prvom rade porozumenie a nie poúčanie. Reflektujte preto ich obavy zo zmeny, ale aj pochybnosti ohľadom zmyslu zmeny. Je komunikačným majstrovstvom dokázať uľahčiť, resp. znížiť latku nárokov, a zároveň vytvoriť aj istý tlak potrebný k činnosti: „Potrebujem, aby si urobil toto a toto. Čo si myslíš, čo k tomu potrebuješ? Čo ti môže pomôcť?“

3. Zamrazenie zmeny

Môžete potvrdiť, že si vaše okolie – váš tím osvojil nové spôsoby práce? Výborne! Posilňujte u nich tieto zmeny (aj malé kroky) oslavovaním. Monitorovanie zmeny, všímanie si nového odporu, podpora v podobe komunikácie a uplatnenia koučovacieho prístupu je na mieste v poslednej fáze zamrazenia zmeny. Uistite sa, či sa zmeny zastabilizovali a či sa využívajú na dennej báze. Pýtajte si spätnú väzbu od vášho tímu: „Vďaka čomu sa ti to podarilo? Čo je iné? S čím si spokojný/spokojná?“. Týmito krokmi podporíte dôveru v zmenu a jej zamrazenie, a tak bude rezistentná voči návratu do starých koľají.

Zdroj: Učíme na diaľku, 2022. Ako riadiť zmeny. Youtube [online]. [cit. 2022-04-22]. Dostupné na: https://www.youtube.com/watch?v=YLTHl2s8pXg

Spracovala: Mgr. Veronika Kevély